LCPT Meetings Record 2024-2025

LCPT 06/26/2025: Meeting with the Dean

Attendants: Whitney Baker (2024/25-2026/27), Jill Becker (2023/24-2025/26), Michiko Ito (2024/25-2026/27), Amalia Monroe-Gulick (2022/23-2024/25), Michael Peper (2024/25-2026/27) Carol Smith (Dean)

The Dean and the LCPT debriefed regarding the application of assessment procedures concerning a

candidate’s tenure potential and confirmation of rank.

Action items

  • The LCPT agreed to evaluate and make recommendations on the policy and procedure for making recommendations to the Dean for new hires;
    • Outgoing member agreed to participate in this evaluation.
  • The Dean agreed to meet with the LCPT regularly to improve communication.

 

 

LCPT 05/09/2025: Open P&T Meeting (Zoom)

LCPT hosted an online meeting to provide P&T candidates and their mentors/advisors tips to prepare for P&T dossiers. 19 attended.

 

 

LCPT 04/30/2025

Attendants: Whitney Baker (2024/25-2026/27), Jill Becker (2023/24-2025/26), Michiko Ito (2024/25-2026/27), Amalia Monroe-Gulick (2022/23-2024/25), Michael Peper (2024/25-2026/27)

Review of the candidate file continued. LCPT met to finalize draft recommendation. (LCPT made final approval via mail and submitted the report to HR on 5/2/2025.)

 

LCPT 04/23/2025

Attendants: Whitney Baker (2024/25-2026/27), Jill Becker (2023/24-2025/26), Michiko Ito (2024/25-2026/27), Amalia Monroe-Gulick (2022/23-2024/25), Michael Peper (2024/25-2026/27)

Review of the candidate file continued. LCPT continued its review of the candidate file and worked on drafting their recommendation. LCPT will meet again next week to continue this work.

 

 

LCPT MEETING 04/14/2025

Attendants: Whitney Baker (2024/25-2026/27), Jill Becker (2023/24-2025/26), Michiko Ito (2024/25-2026/27), Amalia Monroe-Gulick (2022/23-2024/25), Michael Peper (2024/25-2026/27)

LCPT met to review candidate file and discuss next steps for writing recommendation.

LCPT also discussed the ongoing search; there will be two candidates for campus interviews. LCPT decided on the representative(s) to the interview to discuss KU Libraries’ tenure policy.

 

LCPT ACTIVITY 04/10/2025

Informal post-PTTR meeting with a candidate

 

 

LCPT MEETING 04/09/2025

Attendants: Whitney Baker (2024/25-2026/27), Jill Becker (2023/24-2025/26), Michiko Ito (2024/25-2026/27), Amalia Monroe-Gulick (2022/23-2024/25), Michael Peper (2024/25-2026/27)

Location: Zoom

LCPT met to discuss the request to review potential hire file. Review and recommendation deadline: May 2

Academic Appointments in the University Libraries (Criteria for Academic Ranks of Libraries Faculty)

https://services.ku.edu/TDClient/818/Portal/KB/ArticleDet?ID=21039

 

 

LCPT ACTIVITY 04/08/2025

Informal post-PTTR meeting with a candidate

 

 

LCPT MEETING 03/24/2025

Attendants: Whitney Baker (2024/25-2026/27), Jill Becker (2023/24-2025/26), Michiko Ito (2024/25-2026/27), Amalia Monroe-Gulick (2022/23-2024/25), Michael Peper (2024/25-2026/27)

Location: Zoom

Updates:

  • Chair reported about the status of a recent faculty search and discussed the potential tasks

    for LCPT.

    • Job may be offered at the Associate Librarian level
    • LCPT may need to review the file to write a recommendation
  • Invitation to the P&T Open Meeting invitation was sent to the concerned librarians.

 

 

PTTR Calendar revision

  • LCPT revised the PTTR calendar.

    • Many dates were moved forward to allow LCPT members sufficient time to review

      candidates’ dossiers and submit reports promptly.

    • Jill will inform Mike to update the current calendar.
    • Supervisors of the PTTR candidates should be informed of these dates change (at the open PTTR meeting)

 

LCPT MEETING 02/14/2025

Attendants: Whitney Baker (2024/25-2026/27), Jill Becker (2023/24-2025/26), Michiko Ito (2024/25-2026/27), Amalia Monroe-Gulick (2022/23-2024/25), Michael Peper (2024/25-2026/27)

Location: Zoom

PTTR documents review and evaluation completed. Voting completed.

Jill will:

  • Finalize the evaluations and letters to the Dean.

  • Email the candidate to inform them that LCPT members are ready to meet to discuss

    suggestions for their P&T.

  • Contact Mike to update the list of PTTR candidates. Some faculty members are not listed correctly.

ALL will

  • Review/update supervisor guide document
  • Review/modify PTTR calendar

 

 

LCPT MEETING 02/11/2025

Attendants: Whitney Baker (2024/25-2026/27), Jill Becker (2023/24-2025/26), Michiko Ito (2024/25-2026/27), Amalia Monroe-Gulick (2022/23-2024/25), Michael Peper (2024/25-2026/27)

Location: Zoom

PTTR documents review and evaluation continued.

Reviewed drafts of remaining evaluations

Discussion on the status of Pre Tenure Cohort: This is a voluntary group and not officially recognized. LCPT discusses how the PTC activities should be treated in PT/PTTR file. (service? Where the candidate place presentations/papers on PTC?)

 

 

LCPT MEETING 02/07/2025

Attendants: Whitney Baker (2024/25-2026/27), Jill Becker (2023/24-2025/26), Michiko Ito (2024/25-2026/27), Amalia Monroe-Gulick (2022/23-2024/25), Michael Peper (2024/25-2026/27)

Location: Zoom

PTTR documents review and evaluation continued.

Reviewed drafts and made suggestions

Discussed the length and depth of the letter to the Dean


 

Different from PT, PTTR does not include external supporting letters and will not be

submitted to UCPT. The letter should be a short summary of our evaluation.

Discussed future PT and PTTR

PT: one candidate for Fall 2025 PTTR: 6 candidates for Spring 2026

LCPT will need more time for Ad Hoc and Evaluation. (Spring 2025: Ad hoc file due on 1/8, final file due on 1/22)

Jill will contact advisors of the candidates to modify the PTTR schedule to allow us more time for evaluation. Probably we will recommend to move the Ad hoc file submission before winter Break.

 

 

LCPTMEETING 02/04/2025

Attendants: Whitney Baker (2024/25-2026/27), Jill Becker (2023/24-2025/26), Michiko Ito (2024/25-2026/27), Amalia Monroe-Gulick (2022/23-2024/25), Michael Peper (2024/25-2026/27)

Location: Zoom

PTTR documents review and evaluation continued.

Reviewed drafts and made suggestions

Discussed standardization of recording the names of candidates, etc.

 

 

LCPTMEETING 01/31/2025

Attendants: Whitney Baker (2024/25-2026/27), Jill Becker (2023/24-2025/26), Michiko Ito (2024/25-2026/27), Amalia Monroe-Gulick (2022/23-2024/25), Michael Peper (2024/25-2026/27)

Location: Zoom

PTTR documents review and evaluation continued.

Reviewed service parts of all candidates and began reviewing one candidate’s professional performance and research. The LCPT will review these drafts again at the next meeting. Suggestions for the candidates were noted.

Decided to standardize

  • Name and title of the supervisor

  • Recommendations to the candidate should be omitted from the evaluation.

    Recommendations and suggestions for the candidates will be prepared separately.

 

LCPT MEETING 01/28/2025

Attendants: Whitney Baker (2024/25-2026/27), Jill Becker (2023/24-2025/26), Michiko Ito (2024/25-2026/27), Amalia Monroe-Gulick (2022/23-2024/25), Michael Peper (2024/25-2026/27)

Location: Watson 503

PTTR documents review and evaluation continued.

Members commented on candidates’ files before submitting non-binding ballots. LCPT will later

draft suggestions to the candidates and/or advisers and update guidelines. Ballots taken.

Allocated Writing assignment.

 

 

LCPT MEETING 01/21/2025

Attendants: Whitney Baker (2024/25-2026/27), Jill Becker (2023/24-2025/26), Michiko Ito (2024/25-2026/27), Amalia Monroe-Gulick (2022/23-2024/25), Michael Peper (2024/25-2026/27)

Location: Zoom

PTTR documents review and evaluation.

Members checked if they could get access the lpat (O:) drive, Sharepoint LCPT page, One Drive

folder for drafts. Jill will contact Mike to authorize access for Whitney.

Amalia provided reflections on the Ad Hoc Review, particularly the CV template provided by KU. Ad Hoc reviewers agreed to delete all unrelated categories from CV. In the future, LCPT should discuss Ad Hoc review process to make it easier for both candidates and LCPT reviewers.

Jill reviewed next steps:

All members will review the four files by next meeting on 1/28/25.

  • For each section we will rate as either:
    • Demonstrates progress toward tenure
      • Improvement required for continued progress toward tenure
      • Record not sufficient for progress toward tenure
    • For the overall evaluation:
      • Evidence sufficient for continuing tenure track appointment at this time
      • Evidence requires a subsequent formal probationary review within one academic year
      • Evidence supports a recommendations for non-reappointment (Note that this third option could lead to termination if the Dean concurs)
    • LCPT ultimately submits recommendations that include:
  • Initial Evaluation Document:
    • Full evaluations written for prof. perf., research, and service.
    • Summary of these longer evaluations.
    • LCPT rating for each section and Overall evaluation rating.
  • Letter to Dean summarizing the committee’s findings and recommendations. Highlight noteworthy examples and/or areas for concern.
  • List of additional suggestions for the Candidate. This is separate but referred to in the Dean’s letter. Previous Deans did not share full list with candidate but referred to whatever points they wanted to. We will work on this list as we discuss files and revise along the way.


 

  • Members discussed the extent to which they would review and provide constructive criticism on the candidates’ performance.
    • Members agreed to defer the decision on writing assignments (who will write which section or whose file) until the next meeting.
    • While some members may work closely with the candidates, it was agreed that they could write evaluations of those candidates, except for their mentors/supervisors.
    • However, this potential conflict could impact the review process next year, as all PTTR candidates are mentored or supervised by one or two LCPT members.

 

 

MEMO: LCPT 1/14-15/2025

Ad hoc reviews completed.

 

 

MEMO: LCPT 11/11/2024

Tonia contacted Whitney regarding scheduling meetings for the upcoming in person interviews for the Archives Manuscript Processing Coordinator position. Amalia volunteered to meet all three candidates. It is better to rotate the role. In January meeting, we will map out the rest of the year.

 

 

LCPT OPEN MEETING 09/11/2024

LCPT held an open meeting for PTTR

26 participants (including PTTR candidates, supervisors, HR, LCPT members) attended.

Jill explained the PTTR process and the role of LCPT. She then went through the PTTR calendar and Help Guide:

Additional Comments and Q&A:

  • The purpose of the ad hoc review is to allow candidates a final opportunity to check their files for style, not content, before submission.
  • Seek advice from your advisors or mentors early to allow them sufficient time to assist you.
  • It is recommended to meet with advisors/mentors to review final documents before the ad hoc check and final submission.
  • Verify if you can upload files to the designated folder in advance.
  • Philosophy is often considered one of the most challenging aspects. Allocate ample time for reflection. The statement of philosophy helps to underpin the variety of research activities and unify them into a coherent research program. Candidates are encouraged to discuss their research activities with their advisor/mentor in relation to the future PT to ensure a strong and coherent research program.

Action Items:

  • LCPT will contact the Provost's Office (Faculty Affairs) to inquire about uploading new PTTR files.
  • Mike will confirm that the PTTR folder is open and accessible.

 

 

LCPT MEETING 08/22/2024

Attendants: Whitney Baker (2024/25-2026/27), Jill Becker (2023/24-2025/26), Michiko Ito (2024/25-2026/27), Amalia Monroe-Gulick (2022/23-2024/25), Michael Peper (2024/25-2026/27), Adrienne Sanders (LFA),

Location: Watson 503

  • The committee roles:
    • Chair: Jill
    • Secretary: Michiko

    • Ad hoc reviewers: Amalia (for Cecilia and Heather) and Michiko (Gwen and

      Samantha)

    • Shadows: Michael and Whitney
  • FY25 calendar
    • No files to review in the Fall 2024
    • Four files to review in the Spring 2025
  • Other notes:
  • Hiring: Eight tenure track faculty positions are open. The LCPT chair is expected to meet with each candidate to explain KU’s tenure track system.
    • There will be five dossiers to review next year.
  • LCPT open meeting: Will be held on September 11, 2024.
  •  
  • Future meetings: May be held via zoom.
  •  
  • Action items:
    • Jill: Check with Mike to provide new members with access to O-Drive and SharePoint
    • Jill: Start scheduling meetings in December
    • Amalia: contact Lars to get any documentation about meeting with job candidates.
    • Everyone: Update calendars in January-February
      • January 8th: Candidate files due for Ad-Hoc review
      • January 13th: Candidate meets with Ad-Hoc Committee
      • January 22nd: LCPT begins to review of files
      • February 17th: LCPT report on PTTR due to the Dean